Comprendre la documentation DIP cosmétique : Guide complet pour les marques de beauté

Pour les marques de beauté de prestige, où l’excellence de la formulation et l’identité de marque sont indissociables, un DIP bien structuré est bien plus qu’une obligation légale : c’est l’occasion de démontrer rigueur, transparence et un engagement sans faille envers la qualité. Que vous lanciez un sérum minimaliste ou un soin complexe en plusieurs phases, il est essentiel de comprendre le contenu obligatoire de votre DIP pour aborder sereinement le marché européen.

Ce guide vous accompagne pas à pas dans la constitution d’un dossier complet d’évaluation de la sécurité et explique l’importance de chaque élément. Notre objectif est de rendre le DIP logique, accessible et, osons le dire, un symbole de l’engagement de la marque auprès des consommateurs.

Chez Taobé Consulting, nous sommes spécialisés dans l’accompagnement des marques de beauté haut de gamme face aux complexités réglementaires qui encadrent la conformité mondiale. En partenariat avec Coptis, cet article vous guide pas à pas dans la constitution du dossier d’information produit (DIP) nécessaire à une évaluation complète de la sécurité.

Conformément au règlement (CE) n° 1223/2009 relatif aux produits cosmétiques, chaque produit cosmétique mis sur le marché doit être accompagné d’un dossier d’information produit (DIP), tenu à la disposition des autorités compétentes. Le DIP est un dossier structuré qui rassemble :

• Les informations relatives à la sécurité
• La documentation relative à la fabrication et à la qualité
• La composition du produit et les données des tests
• Les preuves étayant les allégations relatives au produit
• Les informations garantissant la protection du consommateur

Mais le DIP n’est pas une simple liste de contrôle : c’est le récit du cycle de vie du produit : son origine, son processus de fabrication, ses performances et sa sécurité d’utilisation.

Pour les marques de cosmétiques, un dossier d’information produit (DIP) complet garantit non seulement la conformité réglementaire, mais permet également la traçabilité des matières premières, sert de support aux allégations marketing et accroît la crédibilité dans un environnement réglementaire où la transparence est primordiale.

Au cœur du DIP se trouve le Rapport sur la sécurité des produits cosmétiques (CPSR), établi par un évaluateur de sécurité indépendant et qualifié. Son travail ne peut débuter qu’après réception d’une documentation complète, cohérente et scientifiquement pertinente.

Un point crucial parfois négligé par les marques : chaque évaluation de sécurité est spécifique à un produit.

Même des produits d’une même catégorie (deux mascaras, deux crèmes hydratantes) nécessitent des dossiers différents selon leurs formules, les matières premières utilisées, les emballages et les allégations marketing. C’est pourquoi une documentation exhaustive et bien organisée est essentielle.

La valeur d’une évaluation de sécurité dépend de la documentation qui est fournie. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des documents essentiels dont votre évaluateur de sécurité aura besoin pour établir un Rapport sur la sécurité des produits cosmétiques (CPSR) scientifiquement rigoureux et conforme à la réglementation.

Pour évaluer la sécurité, l’évaluateur doit connaître :

• La fonction du produit (p. ex., nettoyant, crème contour des yeux, masque sans rinçage)
• Le groupe d’utilisateurs visé (p. ex., adultes, enfants, professionnels)
• La fréquence d’utilisation et le mode d’application

Ces informations permettent des calculs d’exposition précis, essentiels pour évaluer les marges de sécurité des ingrédients. Un produit utilisé quotidiennement près des yeux nécessite une évaluation des risques différente de celle d’un shampooing à rincer ou d’un masque à usage hebdomadaire.

Il s’agit de la base de l’évaluation de la sécurité.

Vous devez fournir :

• Les noms commerciaux de toutes les matières premières
• Les noms de leurs fabricants
• La composition INCI complète de chaque matière
• Les pourcentages exacts de chaque ingrédient
• La concentration de chaque matière première dans la formule finale

Une transparence totale permet aux évaluateurs de prendre en compte les allergènes potentiels, les impuretés, les profils toxicologiques et les interactions au sein de la formule.

Chaque matière première doit être accompagnée des documents suivants :

• Fiche de données de sécurité (FDS)
• Certificat d’analyse (COA)
• Déclaration relative aux essais non sur les animaux

Les mêmes documents sont requis pour le produit fini.

Si la composition n’est pas clairement définie, l’évaluateur de sécurité demandera une liste détaillée des ingrédients, avec la somme exacte des noms INCI.

Ces documents permettent d’évaluer :

• La pureté des matières premières
• Les risques de contamination
• Les classifications des dangers
• La constance du processus de fabrication

Pour les marques utilisant des extraits naturels complexes ou des ingrédients biotechnologiques, ce niveau de transparence est primordial.

Vous devez fournir un certificat GMP ou une documentation équivalente démontrant que le produit a été fabriqué conformément aux directives ISO 22716.

Ceci garantit aux autorités réglementaires que :

• Les conditions de fabrication sont maîtrisées
• Les étapes de production sont traçables
• Des systèmes de gestion de la qualité sont en place

Il s’agit d’un pilier de la sécurité cosmétique.

Ce document interne décrit :

• Le processus de production
• Les points de contrôle qualité
• Les actions correctives en cas d’écarts

Pour l’évaluateur de sécurité, ce document est essentiel pour évaluer la constance et identifier les risques pendant la production.

Les marques doivent fournir :

• Tous les effets indésirables signalés
• Une évaluation de leurs causes potentielles
• Des informations statistiques
• Le nombre d’unités vendues
• Ou une déclaration justifiée confirmant l’absence d’occurrences

Cette documentation contribue au suivi de la sécurité après la mise sur le marché et témoigne d’une surveillance responsable.

L’emballage n’est pas neutre : il peut affecter la sécurité et la stabilité du produit.

La documentation doit inclure :

• La composition de tous les composants de l’emballage
• L’origine et certifications
• Les plans techniques
• Les barrières fonctionnelles (le cas échéant)
• Les tests de sécurité de l’emballage

Un produit cosmétique doit rester sûr, stable et conserver une apparence constante tout au long de sa durée de conservation.

Deux options principales existent :

Test de stabilité accélérée

• Durée : généralement 3 mois
• Exposition du produit à des températures élevées (40–45 °C)
• Prédiction du comportement à long terme

Test de stabilité en temps réel

• Réalisé pendant toute la durée de conservation indiquée
• Reflétant les conditions réelles de stockage

Les deux tests doivent évaluer la compatibilité avec l’emballage final et, idéalement, avec un emballage de référence inerte. En cas d’utilisation de plusieurs formats d’emballage, chacun doit être testé.

Ce test détermine si le système de conservation protège le produit pendant toute sa durée de vie.

Cependant, il n’est pas requis pour tous les produits.

L’évaluateur de sécurité prendra sa décision en fonction des critères suivants :

• Type de produit
• Activité de l’eau
• Format d’emballage
• Caractéristiques de la formulation

Par exemple, un baume anhydre peut ne pas nécessiter de challenge test contrairement à une crème en pot pour laquelle ce test sera obligatoire.

Selon la formule, les matières premières et les allégations, des documents supplémentaires peuvent être requis :

• Rapport sur les allergènes (UE 2023/1545)

Obligatoire pour les parfums, les huiles essentielles ou les extraits naturels, indiquant les allergènes et leurs concentrations exactes.

• Certificat IFRA (51e amendement)

Requis pour les produits parfumés afin de garantir la conformité aux normes internationales actuelles de sécurité des parfums.

• Déclaration de pureté

Importante pour les colorants, les pigments et les minéraux, car les impuretés doivent être clairement déclarées.

• Déclaration d’origine / Certification

Nécessaire lorsque la marque revendique les mentions « Naturel », « Végan », « Bio » ou similaires.

• Déclaration « Sans microplastiques »

Pertinente lorsque les ingrédients peuvent être concernés par le Règlement 2023/2055 relatif aux microplastiques.

• Test de métaux lourds

Requis pour les matières premières ou les produits finis susceptibles d’être contaminés par des métaux lourds, notamment les cosmétiques de couleur.

• Tests d’écran solaire

Pour les produits avec SPF :

• Test UVA ISO 24443:2012
• Test UVB ISO 24444:2019

• Documentation justificative des allégations

Incluant :

• Tests d’efficacité instrumentaux
• Tests de perception des consommateurs
• Études in vitro
• Références bibliographiques

Chaque allégation marketing doit être véridique et étayée. Selon les caractéristiques des allégations, votre évaluateur de sécurité exigera une documentation différente pour les justifier.

Une part importante du temps de l’évaluateur est consacrée à vérifier la cohérence de la documentation provenant de toutes les sources. Ils s’assurent que :

• Les matières premières portent le même nom dans tous les documents.
• Les fabricants sont cohérents.
• Les certificats sont à jour et signés.
• Les données de la formule correspondent aux résultats des tests de stabilité, de microbiologie et d’emballage.
• Les allégations sont étayées par des preuves.

Une documentation bien organisée raccourcit les délais d’évaluation et réduit le besoin de clarifications.

Le DIP n’est pas conçu pour créer des obstacles ; il vise à protéger les consommateurs et à soutenir la responsabilité des marques. Pour les marques de cosmétiques, maîtriser le processus DIP est l’occasion d’améliorer la qualité, de renforcer la transparence et de démontrer l’intégrité scientifique de chaque produit.

Chez Taobé Consulting, nous sommes convaincus que la formation est la base de la conformité. Plus votre équipe comprend l’objectif et la logique du DIP plus il lui sera facile d’intégrer l’excellence réglementaire à votre processus de développement produit.

Si la création ou la révision de votre dossier d’information sur les produits cosmétiques (DIP) vous semble complexe, rassurez-vous, vous n’êtes pas seul(e). Chez Taobé Consulting, nous aidons les marques de beauté de prestige à s’y retrouver dans les exigences réglementaires avec clarté, précision et une approche centrée sur l’humain.

Contactez Taobé Consulting pour un accompagnement personnalisé en matière de réglementation et de conformité cosmétique : https://taobeconsulting.com