Comprendere la documentazione dei PIF cosmetici: una guida per marchi di bellezza

Per i marchi di bellezza di prestigio, dove l’eccellenza nella formulazione e l’identità del marchio vanno di pari passo, un PIF ben costruito è più di un semplice obbligo legale: è un’opportunità per dimostrare rigore, trasparenza e un impegno incrollabile per la qualità. Che tu stia lanciando un siero minimalista o un trattamento complesso a più fasi, capire cosa deve contenere il tuo PIF è essenziale per entrare con sicurezza nel mercato UE.

Questa guida ti guida passo dopo passo attraverso la documentazione richiesta per una Valutazione di Sicurezza completa e spiega perché ogni componente è importante. Il nostro obiettivo è far sì che il PIF risulti logico, accessibile e—osiamo dire—d’empowerment.

Da Taobé Consulting, siamo specializzati nel guidare marchi di bellezza di alto livello attraverso le complessità normative che caratterizzano la conformità globale. In collaborazione con Coptis, questo articolo mira a guidarti passo dopo passo attraverso la documentazione necessaria per una Valutazione di Sicurezza completa.

Ai sensi del Regolamento Cosmetico (CE) n. 1223/2009 dell’UE, ogni prodotto cosmetico messo sul mercato deve essere supportato da un File Informativo del Prodotto, conservato facilmente per le autorità dalla Persona Responsabile. Pensa al PIF come a un dossier strutturato che riunisce:

• Informazioni sulla sicurezza
• Documentazione di produzione e qualità
• Composizione del prodotto e dati di test
• Prove a sostegno delle affermazioni del prodotto
• Informazioni che garantiscono la protezione dei consumatori

Ma il PIF non è solo una checklist—è una narrazione della vita del prodotto: da dove proviene, come viene prodotto, come si comporta e se può essere usato in sicurezza.

Per i marchi cosmetici di lusso, un PIF robusto non solo sblocca la conformità—ma migliora la tracciabilità, rafforza le affermazioni di sicurezza e costruisce credibilità in un contesto normativo dove la trasparenza è fondamentale.

Al centro del PIF si trova il Rapporto sulla Sicurezza dei Prodotti Cosmetici (CPSR), preparato da un Valutatore di Sicurezza indipendente e qualificato. Il loro lavoro non può iniziare finché non ricevono documentazione completa, coerente e scientificamente rilevante.

Un fatto cruciale che i brand a volte trascurano: ogni Valutazione della Sicurezza è specifica per il prodotto.

Anche i prodotti della stessa categoria—due mascara, due creme idratanti—possono richiedere diversi set di documenti a seconda di formule, materie prime, confezioni e affermazioni. Ecco perché è essenziale una documentazione approfondita e ben organizzata.

Una Valutazione di Sicurezza è solida solo quanto la documentazione che la supporta. Di seguito è riportato una panoramica dei documenti fondamentali di cui il Valutatore di Sicurezza avrà bisogno per redigere un Rapporto di Sicurezza dei Prodotti Cosmetici (CPSR) scientificamente solido e conforme alle normative.

Per valutare la sicurezza, il valutatore deve sapere:

• La funzione del prodotto (ad esempio, detergente, crema occhi, maschera leave-on)
• Gruppo di utenti destinati (ad esempio, adulti, bambini, professionisti)
• Uso della frequenza e metodo di applicazione

Queste informazioni permettono calcoli precisi dell’esposizione—cruciali per valutare i margini di sicurezza degli ingredienti. Un prodotto usato quotidianamente vicino agli occhi richiede una valutazione del rischio diversa rispetto a uno shampoo risciacquabile o una maschera a settimana.

Questa è la spina dorsale della Valutazione della Sicurezza.

Devi fornire:

• Nomi commerciali di tutte le materie prime
• Nomi dei loro produttori
• Composizione completa INCI di ogni materiale
• Percentuali esatte di ogni ingrediente
• La concentrazione di ogni materia prima nella formula finale

La completa trasparenza garantisce che i valutatori possano valutare potenziali allergeni, impurità, tracce, profili tossicologici e interazioni all’interno della formula.

Ogni materia prima richiede:

• Scheda Dati di Sicurezza dei Materiali (MSDS)
• Certificato di Analisi (COA)
• Dichiarazione non relativa ai test sugli animali (NAT)

E il prodotto finito richiede lo stesso.

Se i dettagli sulla composizione non sono chiari, il Valutatore di Sicurezza richiederà una suddivisione al 100% degli ingredienti, con nomi esatti INCI che corrispondono al 100%.

Questi documenti offrono una panoramica su:

• Purezza dei materiali
• Rischi di contaminazione
• Classificazioni di rischio
• Consistenza produttiva

Per i marchi di bellezza che utilizzano estratti naturali complessi o ingredienti biotecnologici, questo livello di trasparenza è particolarmente importante.

Devi fornire un certificato GMP o una documentazione equivalente che dimostri che il prodotto è stato prodotto secondo le linee guida ISO 22716.

Questo assicura ai regolatori che:

• Le condizioni di produzione sono controllate
• Le fasi di produzione sono rintracciabili
• Sono in atto sistemi di gestione della qualità

È una pietra angolare della sicurezza estetica.

Questo documento interno illustra:

• Il processo produttivo
• Punti di controllo qualità
• Azioni correttive quando si verificano deviazioni

Per il Valutatore di Sicurezza, questo è fondamentale per valutare la coerenza e identificare i potenziali rischi durante la produzione.

I marchi devono fornire:

• Eventuali effetti indesiderati segnalati
• Valutazione delle loro potenziali cause
• Informazioni statistiche
• Numero di unità vendute
• O una dichiarazione giustificata che conferma l’assenza di eventi

Questa documentazione aiuta a monitorare la sicurezza post-mercato e dimostra una supervisione responsabile.

Il packaging non è neutro: può influire sulla sicurezza e la stabilità del prodotto.

La documentazione dovrebbe includere:

• Composizione di tutti i componenti del packaging
• Origine e certificazioni
• Disegni tecnici
• Eventuali barriere funzionali

Test di sicurezza per l’imballaggio

Un prodotto cosmetico deve rimanere sicuro, stabile ed esteticamente coerente per tutta la sua durata di conservazione.

Esistono due opzioni principali:

Test di Stabilità Accelerato

• Tipicamente 3 mesi
• Espone il prodotto ad alte temperature (40–45°C)
• Prevede il comportamento a lungo termine

Test di stabilità in tempo reale

• Condotta per l’intera durata di conservazione dichiarata
• Riflette le reali condizioni di archiviazione

Entrambi devono valutare la compatibilità con il packaging finale e, idealmente, con un packaging di riferimento inerte. Quando si utilizzano più formati di imballaggio, ognuno deve essere testato.

Questo test determina se il sistema di conservanti protegge il prodotto per tutta la sua durata di vita.
Tuttavia, non è obbligatorio per ogni prodotto.

Il Valutatore della Sicurezza deciderà in base a:

• Tipo di prodotto
• Attività idrica
• Formato di confezione
• Caratteristiche della formulazione

Ad esempio, un balsamo senza acqua potrebbe non richiedere un Test Challenge, mentre una crema in barattolo quasi certamente lo farà.

A seconda della formula, delle materie prime e delle rivendicazioni, potrebbero essere richieste ulteriori documentazioni:

• Rapporto sugli allergeni (UE 2023/1545)

Obbligatorio per profumi, oli essenziali o estratti naturali, elencando allergeni e le loro concentrazioni esatte.

• Certificato IFRA (51° Emendamento)

Obbligatorio per i prodotti profumati per garantire la conformità agli attuali standard globali di sicurezza sulle fragranze.

• Dichiarazione di purezza

Importante per coloranti, pigmenti e minerali dove le impurità devono essere chiaramente dichiarate.

• Dichiarazione di origine / Certificazione

Necessaria quando il marchio dichiara “Naturale”, “Vegano”, “Biologico” o simile.

• Dichiarazione senza microplastiche

Rilevanti quando gli ingredienti possono rientrare nell’ambito del Regolamento 2023/2055 sulle microplastiche.

• Test dei metalli pesanti

Necessaria per materiali o prodotti finiti dove la contaminazione da metalli pesanti può essere un problema—specialmente per i cosmetici colorati.

• Test della protezione solare

Per i prodotti SPF:

• Test UVA ISO 24443:2012
• Test UVB ISO 24444:2019

• Documentazione di supporto al sinistro

Tra cui:

• Test di efficacia strumentale
• Test di percezione del consumatore
• Studi in vitro
• Evidenze bibliografiche

Ogni affermazione deve essere veritiera, fondata e non fuorviante. A seconda delle caratteristiche delle richieste, il tuo Valutatore di Sicurezza richiederà documentazione diversa per sostenerle.

Una parte significativa del tempo del valutatore è dedicata alla verifica che la documentazione sia coerente su tutte le fonti. Essi garantiscono che:

• Le materie prime hanno nomi corrispondenti in tutti i documenti
• I produttori sono coerenti
• I certificati sono aggiornati e firmati
• I dati delle formule corrispondono a test di stabilità, microbiologia e confezionamento
• Le affermazioni sono in linea con le prove

Una documentazione ben organizzata accorcia i tempi di valutazione e riduce la necessità di chiarimenti.

Il PIF non è progettato per creare barriere: esiste per proteggere i consumatori e sostenere la responsabilità del marchio. Per i marchi di bellezza, padroneggiare il processo PIF è un’opportunità per elevare la qualità, rafforzare la trasparenza e dimostrare l’integrità scientifica dietro ogni prodotto.

Da Taobé Consulting, crediamo che l’educazione sia la base della conformità. Più il tuo team comprende lo scopo e la logica dietro il PIF, più diventa facile integrare l’eccellenza normativa nel processo di sviluppo del prodotto.

Se assemblare o recensire il tuo PIF Cosmetico ti sembra opprimente, non sei solo. Da Taobé Consulting, aiutiamo i marchi di bellezza di prestigio a superare i requisiti normativi con chiarezza, precisione e un approccio centrato sull’uomo.

Contatta Taobé Consulting per un supporto personalizzato sulle tue esigenze di regolamentazione e conformità cosmetica: https://taobe.consulting