Marketing, formulation, affaires réglementaires, qualité… Améliorez la synergie de vos équipes avec la solution Coptis

Un produit cosmétique est le fruit du travail de divers services. Voici les principales fonctions qui entrent en jeu :

Afin de proposer les meilleurs produits, les équipes marketing analysent les tendances du moment, les besoins des consommateurs. Pour avoir une longueur d’avance, elles tentent aussi de déceler ce qui fonctionnera à l’avenir.

Le service marketing agit comme un guide pour les autres départements, et fournit un brief constitué d’éléments précis : effets recherchés du produit, ingrédients à privilégier ou à proscrire, prix, plan de lancement… Ces directives sont à la base du projet et orientent les étapes suivantes.

Leur mission consiste à traduire les exigences du brief, ce qui est loin d’être facile ! Ils ont la charge de créer des produits qui sont à la fois innovants, sûrs, et efficaces, tout en jonglant avec des contraintes budgétaires et réglementaires. Leurs produits doivent également suivre les tendances du marché, tout en respectant les délais imposés.

La sélection des matières premières et des fournisseurs doit également répondre à ces objectifs et refléter les engagements de l’entreprise.

Les formulateurs doivent donc composer avec de nombreux paramètres et s’appuyer sur des outils performants pour ne rien laisser au . Grâce à leur expertise scientifique, ils sont les seuls à pouvoir transposer un projet en formule. Cependant, certains logiciels leur permettent d’optimiser leur travail et de gagner du temps pour se concentrer pleinement sur l’innovation.

Le contrôle qualité est lié à l’analyse des matières premières et des produits finis. L’objectif est de s’assurer de leur conformité en vérifiant les analyses microbiologiques, les analyses chimiques et physico-chimiques ou les analyses de métaux lourds. Il s’agit de vérifier que les matières premières, les produits finaux, ainsi que les emballages et les étiquettes ne contiennent ni substances nocives, ni micro-organismes susceptibles de nuire à la santé des consommateurs. Pour cela, différents tests sont réalisés : pH, viscosité, densité, stabilité, tolérance, efficacité… chaque paramètre est minutieusement évalué.

Les affaires réglementaires veillent à ce que les formules respectent les normes en vigueur, selon la région où ils seront commercialisés. Ils constituent également les dossiers nécessaires comme le Dossier d’information produit.

Bien que complémentaires, ces services rencontrent parfois des difficultés à collaborer sereinement lors des différentes étapes de développement. L’on retrouve fréquemment :

• Des données dispersées entre différents systèmes ou différents outils.
• Une collaboration difficile en raison d’informations qui ne circulent pas de manière fluide, et qui peuvent engendrer des allers-retours qui alourdissent les process.
• Une traçabilité défaillante qui ne permet pas de suivre efficacement les projets, de connaitre l’origine des données clés, ou de savoir quelles sont les dernières mises à jour à prendre en compte.

Pour y faire face, la solution Coptis est capable de centraliser l’intégralité des données, de fluidifier les échanges et d’apporter plus de transparence pour une communication optimisée entre toutes les parties prenantes, dès les premières étapes de développement.

Coptis a développé une solution moderne pour faire évoluer la manière de collaborer et améliorer la synergie des équipes. Voici les points clés du logiciel permettant de gagner du temps et de l’efficacité dans vos projets.

En s’appuyant sur la solution Coptis, chaque service peut accéder en temps réel aux informations clés (matières premières, test, exigences réglementaires, etc.) et travailler avec une base commune et fiable. Cela permet un meilleur suivi du projet en s’appuyant sur des données toujours actualisées, et d’éviter les risques liés aux malentendus ou aux données obsolètes notamment.

Chaque service dispose ainsi des informations nécessaires pour avancer librement, sans devoir courir après les autres départements pour progresser.

Les réglementations internationales évoluent constamment, la solution Coptis vous permet de rester à jour grâce à sa base de données validées par des professionnels de la réglementation.

Par ailleurs, un système d’alertes automatisées signale les éventuelles non-conformités dès les premières phases du développement. Cela réduit les risques d’allers-retours chronophages (et couteux !) entre les équipes réglementaires et la R&D. Le logiciel avertit les équipes concernées si des modifications sont à apporter, selon la zone géographique où le produit sera lancé, et ce dès la conception de la formule.

Grâce à ses outils d’automatisation, Coptis épaule les équipes sur des tâches fastidieuses et répétitives telles que la génération de documents (DIP, liste d’ingrédients, étiquetage…). Les informations sont disponibles immédiatement et mises à disposition des équipes concernées. Cette approche libère du temps aux formulateurs, équipes qualité ou réglementaires afin qu’elles puissent se concentrer sur leurs missions principales.

La solution Coptis facilite la planification des tests avec des rappels automatiques et la centralisation des résultats avec un partage instantané pour une collaboration fluide. Ainsi, les équipes bénéficient d’une meilleure visibilité sur les étapes restantes et les ajustements à effectuer.

Toute modification est enregistrée, permettant une transparence totale dans le suivi des projets pour chaque collaborateur. Les données sont accessibles à chaque département, via des accès sécurisés et personnalisés selon le degré d’information à partager.

La solution Coptis s’intègre facilement avec d’autres systèmes (ERP, outil de gestion de production). Ce lien améliore la coordination et permet aux autres départements (de collaborer aussi efficacement avec ces informations centralisées.

Cumulant plus de 25 ans d’expérience, Coptis accompagne les laboratoires cosmétiques dans leurs projets de développement, en renforçant la collaboration entre chaque service. La gestion des projets est simplifiée : chaque phase est planifiée et suivie à travers une interface unique.

Les fonctionnalités intégrées (informations matières premières, conformité, suivi des tests, génération automatique de documents, etc.) permettent à chaque membre de travailler de manière synchronisée, tout en s’appuyant sur des outils d’automatisation pour gagner en efficacité.

L’innovation est au cœur de l’industrie cosmétique. Notre équipe, composée d’experts en chimie cosmétique et en informatique, est attachée à proposer une solution toujours plus performante. Pour ce faire, elle s’applique à intégrer les retours de notre Club Utilisateurs, mais aussi les recommandations formulées par nos clients, dans une logique d’amélioration continue.

Vous souhaitez en savoir plus sur la solution Coptis ? Contactez nos équipes ou faites une demande de démo !